La lettre recommandée électronique est de plus en plus utilisée par les personnes qui souhaitent pouvoir gagner du temps et faire des économies de papier, mais aussi en termes de coûts dans l’envoi de leurs lettres recommandées.
L’intégralité de son utilisation se fera par voie électronique tout en apportant le même niveau de sécurité et les mêmes avantages que pour une lettre recommandée classique. Mais qu’en est-il dans le cadre d’une assemblée générale de copropriété ? La lettre recommandée électronique peut-elle y être utilisée ? Réponses…
La lettre recommandée électronique, c’est quoi ?
Depuis quelques années déjà, il existe ce que l’on appelle des services en ligne de lettres recommandées électroniques. Ces prestataires offrent la possibilité aux particuliers comme aux professionnels de procéder à l’envoi d’une lettre recommandée électronique ou LRE uniquement par voie dématérialisée. Pour cela, il suffit de taper sa lettre ou d’entrer son document s’il y a lieu, de saisir l’adresse email de son destinataire, de procéder à une vérification d’identité s’il y a lieu et la lettre partira vers son destinataire.
Ce dernier recevra alors une notification par email lui indiquant qu’une LRE lui a été adressée et il pourra choisir de l’accepter ou de la refuser. S’il l’accepte, un accusé de réception numérique sera alors envoyé à l’expéditeur et il aura la même valeur juridique que la version papier habituellement reçue en boite aux lettres. Il existe différentes formes de LRE qui permettront de simplement opter pour un envoi avec accusé de réception, mais aussi de procéder à une vérification d’identité de l’expéditeur et du destinataire pour l’envoi de documents plus importants comme des contrats par exemple (plus d’informations sur le sujet sur le blog Entreprise et Compagnie).
La lettre recommandée électronique profite donc de la même valeur juridique que la lettre recommandée classique et permet d’éviter de se rendre en bureau de poste pour effectuer un envoi, mais aussi d’utiliser du papier à chaque nouvelle lettre. Elle permet donc de gagner du temps, de réaliser des économies, d’opter pour un mode de communication plus écologique et c’est d’ailleurs ce qui fait son succès (un article sur le sujet ici).
La LRE lors d’une assemblée générale de copropriété
La gestion d’une copropriété nécessite bien souvent l’envoi de nombreuses lettres recommandées c’est pourquoi opter pour la lettre recommandée électronique peut être un excellent moyen de gagner du temps.
Pour se tourner vers la LRE, il sera nécessaire d’obtenir l’accord de l’ensemble de la copropriété, on pourra donc facilement aborder le sujet lors d’une assemblée générale où tous les membres de la copropriété seront présents. Le consentement à ce nouveau mode de communication pourra alors être inscrit dans le procès-verbal et à dater du jour de cette décision l’ensemble des lettres recommandées pourront être envoyées par voie électronique. L’utilisation d’une LRE eDIAS acheminée par un prestataire qualifié par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information permettra d’obtenir le même niveau de sécurité et de confidentialité que la lettre recommandée classique.
Le syndic de copropriété pourra alors envoyer l’ensemble des convocations aux assemblées générales par le biais de la lettre recommandée électronique sans problèmes et pourra ainsi gagner un temps précieux. Il en va de même pour les autres courriers qui nécessiteront l’utilisation du système de lettre recommandée.
L’utilisation de la lettre recommandée électronique dans le cadre d’une copropriété est donc tout à fait possible, il suffit simplement de convaincre l’ensemble des copropriétaires d’adopter ce nouveau mode de communication.
